Wie een klein productiebedrijf runt, herkent het beeld: productieplanning in Excel, voorraden in een tweede spreadsheet, en de financiële boekhouding in een apart pakket. Dat kan lang verrassend goed werken, zeker als het team klein is en de productmix overzichtelijk blijft. Maar zodra het aantal orders groeit, levertijden variëren of grondstofprijzen schommelen, begint Excel te kraken. Niet omdat Excel “slecht” is, maar omdat een productiebedrijf meer is dan een planningstabel. Elke order raakt het magazijn, de werkvloer én de boekhouding. En precies daar ligt de kracht van Odoo als ERP-systeem voor mkb productiebedrijven.
In deze blogpost kijken we praktisch naar wat Odoo kan betekenen als ondersteuning van een productiebedrijf. We nemen als referentie een typisch mkb-bedrijf dat de productieplanning met Excel doet, en we volgen de route van verkooporder naar productie, magazijn en financiële verwerking. De focus ligt op productieplanning, voorraadbeheer, productiekosten en rapportage, omdat dat de onderdelen zijn waar kleine productiebedrijven het snelst winst boeken in rust, betrouwbaarheid en marge-inzicht.
Wanneer Excel-productieplanning grenzen bereikt
Excel is snel, flexibel en iedereen kent het. In veel mkb productiebedrijven is het de eerste plek waar planning “even” geregeld wordt. Een planner schuift orders, kleurt cellen, zet opmerkingen in kolommen en maakt kopieën voor verschillende scenario’s. Zolang er weinig wijzigingen zijn, blijft dat behapbaar. Maar de dagelijkse praktijk is anders: een leverancier levert te laat, een machine valt uit, een spoedorder komt binnen, of een klant past aantallen aan. Dan ontstaan de bekende fricties.
De voorraadstatus klopt niet meer met de planning, omdat de spreadsheet niet realtime gekoppeld is aan magazijnmutaties. Werkbonnen worden handmatig gemaakt of geprint vanuit e-mails. Een productierun start, maar halverwege blijkt een onderdeel op te zijn, of ligt het nog in ontvangstcontrole. En aan het einde van de maand probeert iemand de productiekosten te herleiden uit inkoopfacturen, urenregistraties en een mix van aannames. De vraag “welke producten zijn echt winstgevend?” blijft vaak hangen in gevoel.
Odoo pakt dit niet aan door Excel te vervangen met een grotere spreadsheet, maar door processen te verbinden. Productieplanning, voorraadbeheer en financiële boekhouding komen samen in één systeem, waardoor elke beweging op de werkvloer of in het magazijn direct doorwerkt in beschikbaarheid, kosten en rapportage.
Odoo als ruggengraat voor productieplanning in het mkb
In Odoo begint productieplanning met structuur: stuklijsten, bewerkingen, werkcentra en doorlooptijden. Dat klinkt zwaarder dan het is, maar het is precies wat Excel vaak impliciet al bevat. Alleen zit die kennis bij één of twee mensen in het hoofd of in losse tabbladen. Odoo maakt die informatie centraal en herbruikbaar, waardoor je planning minder afhankelijk wordt van individuele “Excel-meesters”.
Een verkooporder kan in Odoo automatisch leiden tot een productieorder, inclusief reservering van materialen en een planning op basis van capaciteit. Voor kleine productiebedrijven is vooral belangrijk dat je kunt beginnen met een eenvoudige inrichting en die later uitbreiden. Je hoeft niet meteen een volledig geoptimaliseerd fabrieksschema te modelleren om winst te halen uit betere beschikbaarheidsinformatie en minder handmatig werk.
Wat planning concreet sterker maakt, is dat Odoo de afhankelijkheden bewaakt. Als een onderdeel niet op voorraad is, ziet de planner dat direct. Als een werkcentrum overbelast raakt, wordt dat zichtbaar in het schema. En als een order prioriteit krijgt, kun je de impact op andere orders inzien zonder eindeloos kopiëren en plakken.
De praktijkroute: van order naar werkvloer zonder losse lijstjes
Stel je een klein Nederlands productiebedrijf voor dat maatwerk assemblages levert, met een mix van standaardcomponenten en klant-specifieke varianten. Nu gebeurt het vaak zo: een order komt binnen, iemand vult hem in Excel in, en het magazijn krijgt een seintje om materiaal te verzamelen. De werkvloer krijgt een werkbon die soms net niet de laatste wijziging bevat. Ondertussen houdt finance in de gaten of alle kosten wel geboekt worden.
In Odoo kan die route veel strakker lopen. De order wordt geregistreerd, waarna het systeem op basis van de stuklijst en voorraadniveaus checkt wat beschikbaar is en wat ingekocht moet worden. Het magazijn krijgt pickopdrachten die overeenkomen met de productieorder, inclusief locaties, aantallen en eventuele batch- of serienummerregistratie als dat relevant is. De werkvloer werkt met duidelijke productieorders en kan stappen bevestigen, materialen verbruiken en output registreren. Dat klinkt als “enterprise”, maar juist het mkb profiteert omdat het fouten voorkomt en tijd vrijmaakt.
Belangrijk is dat Odoo de realiteit accepteert. Productie is zelden lineair. Er is uitval, herwerk, afwijkend materiaalverbruik en last-minute wijzigingen. In een spreadsheet worden die afwijkingen vaak achteraf gladgestreken. In Odoo kun je afwijkingen registreren, zodat de rapportage eerlijker wordt en je verbeteringen kunt sturen op feiten in plaats van aannames.
Voorraadbeheer dat meebeweegt met productie
Voor kleine productiebedrijven is voorraadbeheer vaak een pijnpunt, omdat het tegelijk te veel en te weinig lijkt te zijn. Te veel geld ligt vast in onderdelen die langzaam bewegen, en tegelijk ontbreekt er nét dat ene component dat een order blokkeert. Odoo brengt voorraadbeheer dichter bij de productieplanning.
Omdat productieorders en magazijnprocessen gekoppeld zijn, krijg je inzicht in gereserveerde voorraad versus vrije voorraad. Dat onderscheid is cruciaal. In Excel kan “op voorraad” betekenen dat het fysiek aanwezig is, maar niet dat het beschikbaar is voor een nieuwe order. Odoo kan materialen reserveren voor specifieke productieorders, zodat je minder last hebt van interne concurrentie tussen orders.
Ook herbevoorrading wordt slimmer. Denk aan minimale voorraadniveaus, reordering rules en inkoopvoorstellen die ontstaan doordat de productieplanning materiaalbehoefte genereert. Voor mkb-bedrijven is het voordeel dat inkoop minder reactief wordt. Je koopt eerder op basis van signalen uit het systeem, in plaats van op basis van paniek wanneer een spoedorder dreigt vast te lopen.
Productiekosten: van schatting naar stuurinformatie
Veel kleine productiebedrijven weten globaal wat een product kost, maar niet precies genoeg om in een competitieve markt met vertrouwen te prijzen. Vaak bestaat de kostprijs uit een materiaalinschatting plus een ruwe opslag voor arbeid en overhead. Dat is begrijpelijk, maar het maakt je kwetsbaar. Zeker als grondstofprijzen fluctueren, als er veel varianten zijn, of als doorlooptijden langer worden dan gedacht.
Odoo kan productiekosten concreter maken door verbruik, arbeid en inkoopprijzen te koppelen aan de productieorder. Materialen die het magazijn uitgeeft aan de productie worden geregistreerd. Uren of bewerkingen kunnen worden vastgelegd per werkcentrum of medewerker, afhankelijk van hoe je het proces wilt volgen. En doordat Odoo ook de financiële kant ondersteunt, kunnen waarderingen, voorraadmutaties en kostprijscomponenten consistenter worden opgebouwd.
Het resultaat is dat je niet alleen een kostprijs hebt, maar een kostprijs die je kunt uitleggen. Je ziet waar afwijkingen ontstaan: bij materiaalverbruik, bij uitval, bij tijdsbesteding of bij inkoopprijsverschillen. En dat opent de deur naar margebeheer, procesverbetering en betere afspraken met klanten over meerwerk of wijzigingen.
Rapportage die niet begint met “export naar Excel”
Excel verdwijnt niet meteen uit een organisatie, en dat hoeft ook niet. Maar het verschil is dat rapportage in Odoo niet afhankelijk is van handmatige exports en knip-en-plakwerk. Voor een productiebedrijf zijn er een paar rapportagevragen die steeds terugkomen: wat is de leverbetrouwbaarheid, waar zit de bottleneck, wat is de waarde van de voorraad, welke orders lopen uit, wat is de marge per productlijn, en wat is de impact van uitval?
Als planning, magazijn en boekhouding in één systeem zitten, wordt rapportage meer een kwestie van kijken dan van reconstrueren. Je kunt trends volgen, afwijkingen sneller zien en maandelijks afsluiten met minder stress. Ook voor het gesprek met de accountant of financier is dat prettig: cijfers zijn beter te onderbouwen omdat processen en mutaties consistent zijn vastgelegd.
Interacties met de financiële boekhouding: minder dubbel werk, meer controle
In veel mkb productiebedrijven is de boekhouding een apart eiland. Inkoopfacturen worden geboekt, verkoopfacturen worden verstuurd, en ergens daartussen probeert men de voorraadwaarde en productiekosten kloppend te krijgen. Dit is precies waar integratie vaak het grootste voordeel oplevert.
Met Odoo kun je inkoop, voorraadmutaties en productie direct laten doorwerken in de financiële administratie, afhankelijk van de inrichting en de gewenste controle. Dat betekent dat je minder hoeft te corrigeren achteraf. Je ziet sneller of een order echt winstgevend was, omdat kosten en opbrengsten dichter bij elkaar komen. Voorraadwaardering en kostprijsberekening worden minder een maandelijkse puzzel en meer een doorlopend proces.
Voor kleine productiebedrijven is dit niet alleen een “finance”-voordeel. Het helpt ook operationeel. Als je weet welke producten margedruk hebben, ga je anders plannen, anders inkopen en anders onderhandelen. De koppeling tussen werkvloer en cijfers is uiteindelijk wat een productiebedrijf wendbaar maakt.
Waarom Odoo juist past bij kleine productiebedrijven
Odoo wordt vaak genoemd als modulair ERP-systeem, en dat is precies relevant voor het mkb. Je kunt starten met de kern, bijvoorbeeld productieplanning en voorraadbeheer, en daarna uitbreiden met financiële boekhouding, kwaliteitscontrole, onderhoud, of zelfs CRM en e-commerce als dat later interessant wordt. Die groeiruimte is belangrijk, omdat kleine productiebedrijven zich ontwikkelen. Het systeem moet meebewegen zonder dat je om de twee jaar opnieuw hoeft te beginnen.
Daarnaast helpt Odoo om kennis vast te leggen. In Excel is proceskennis vaak persoonsgebonden. In Odoo zit die kennis in stuklijsten, routes, werkcentra, voorraadlocaties en duidelijke workflows. Dat maakt je organisatie minder kwetsbaar bij ziekte, verloop of groei.
De overstap: van Excel naar Odoo zonder de operatie stil te zetten
De grootste misvatting is dat je alles in één keer perfect moet doen. In de praktijk werkt een gefaseerde aanpak beter. Je begint met de processen die het meest pijn doen: productieplanning die voortdurend herschikt moet worden, voorraad die niet betrouwbaar is, of kostprijzen die onduidelijk zijn. Vanuit daar bouw je verder.
Belangrijk is dat je niet alleen naar software kijkt, maar naar werkwijze. Odoo levert veel mogelijkheden, maar het echte voordeel ontstaat als processen logisch zijn ingericht en mensen weten wat ze registreren en waarom. Daar ligt ook de rol van een partner: de vertaalslag van “hoe werken wij nu” naar “hoe werken we straks slimmer” zonder dat het te zwaar of te complex wordt.
Werk je bij een klein productiebedrijf en merk je dat Excel-productieplanning, voorraadbeheer en kostprijsberekening steeds meer tijd en risico kosten? Koteja helpt mkb productiebedrijven om Odoo praktisch en beheersbaar in te zetten, met focus op productieplanning, voorraadbeheer, productiekosten en rapportage. Neem contact op voor een kennismaking en ontdek welke stappen voor jullie situatie het snelst resultaat opleveren.